Today we want to give you some insight in our recruitment process, like we promised in our latest Management Blog.

Like every other company we had the difficult task to fill key positions with people who are not only “nice”, but also know exactly what they are doing. This is where the challenges begin. But we tackled the project with our internal knowledge and our economic experiences.

First of all we had to ask us the following questions:

What does the person need to know?

Where do we find fitting candidates?

How do we approach future coworkers?

How do we streamline the recruitment process?

Our first step to answer these questions was to define the different jobs and working fields in our corporate structure. We took inspiration from similar jobs in existing fields and tailored them for our eSports needs.

To find promising talent we needed to collect a multitude of sources and networks due to the lack of a centralized hub. Examples include:

  • Twitch
  • Facebook
  • Twitter
  • Xing and LinkedIn
  • Game Boards
  • Universities

The next step was choice of tools and words for the recruitment itself. We quickly figured out that a generic post in boards or on Facebook is not suited for our needs. We decided on specific methods (networking, adapted job advertisements, and personal contact) corresponding to the position in question. We also put a lot of effort into improving and collecting our texts in detail.

Subsequently we decided on a consistent recruitment process and created templates (surveys, interview protocols, model answers) to make it more accessible for our recruiters.

Like in other fields we quickly recognized the lack of experienced and skilled professionals in eSports, meaning a fundamental education process would be needed in the future. As a result, we developed an Education-Module, which will allow us to solve the specific tasks and challenges the recruitment creates.

Again, our internal Staff Management System with its Cloud-, Calendar-, and CRM-Modules helped us to centralize and distribute the needed data.

Conclusively, we want to give you one last advice. Centralize and discuss your experiences from time to time. Always keep on optimizing and checking your process to improve performance and solve problems before they even start.

As you can see, recruitment is no witchcraft, just a process of ongoing preparation and structuring.


Deutsche Übersetzung:

Wenn das Personal fehlt….eine Frage des Recruitments

Wie in unserem ersten Management-Blog versprochen möchten wir euch heute einen Einblick in unser Recruitment geben.

Wie jedes Unternehmen standen auch wir vor der großen Aufgabe, Schlüsselpositionen mit Personen zu besetzen die nicht einfach nur „nett“ sind, sondern genau wissen was sie tun. Doch schon hier begannen die Herausforderungen. Dank internen Wissen gingen wir dieses Projekt strukturiert an und konnten von Erfahrungen aus der Wirtschaft profitieren.

Zunächst mussten wir uns u.a. folgende Fragen stellen:

Was muss die Person können?

Wo finden wir passende Personen?

Wie sprechen wir zukünftige Mitarbeiter an?

Wie können wir den Recruitment Prozess einheitlich gestalten?

Damit wir diese Fragen ausreichend beantworten konnten, definierten wir zu Beginn die einzelnen Jobs und Aufgabengebiete bei uns. Als Vorbild nahmen wir uns artverwandte Berufe und schnitten diese auf unsere Bedürfnisse und den eSport zu.

Im nächsten Schritt machten wir uns Gedanken, wo wir passende Mitarbeiter finden.

Zentrale Anlaufstellen gab es nicht, also sammelten wir zunächst alle Quellen und ordneten diese anschließend den Anforderungen zu.

 

Gute Anlaufstellen:

– Twitch

– Facebook

– Twitter

– Xing & LinkedIn

– Spieleforen

– Universitäten

 

Dann widmeten wir uns der Frage der Ansprache. Hier war schnell zu erkennen, dass ein einfacher Foren- oder Facebook- Post nicht für alle unsere Bedürfnisse ausreichen würde. Daher entschieden wir uns dafür verschiedene Methoden (Networking, Massenposts, gezielte Stellenanzeigen & pers. Kontakte), entsprechend der Suche, zu nutzen. Auch die Texte für eine Ansprache mussten bis ins Detail ausgearbeitet und gesammelt werden.

Im Anschluss legten wir einen einheitlichen Bewerbungsprozess fest und schufen Vorlagen (u.a. Testfragen, Gesprächsleitfäden & Musterantworten) um das Recruitment zugänglicher für unsere Recruiter zu gestalten.

Wie auch in anderen Bereichen mussten wir jedoch recht schnell feststellen, dass im eSport kaum Fachpersonal vorhanden ist, sodass eine Grundausbildung für zukünftige eSport Recruiter bei uns unabdingbar sein würde. Aufgrund dieser Erkenntnis begannen wir parallel ein Schulungsmodul zu entwickeln, welches speziell auf die Aufgaben und die Umsetzung des Recruitment zugeschnitten ist.

Erneut half uns unser internes Mitarbeitersystem mit seinem Cloud-, Kalender- & CRM- Modulen, diese Daten an einem zentralen Ort zu sammeln und unseren Recruitern zu vermitteln.

 

Das Ergebnis

 

Abschließend möchten wir euch ein kleines Beispiel zum Recruitment bei uns geben. Kleinere Zwischenschritte wie Terminvereinbarungen lassen wir bewusst weg, da es hier viele unterschiedliche Methoden gibt.

Wir gehen davon aus, das ihr einen Coach für euer LoL Team sucht und eure Vorlagen bereits fertig sind.

 

1.) Bedarf ermitteln

Meist erhaltet ihr eine Anfrage vom Teammanager oder dem Team selbst. Dies ist die Grundlage für den folgenden Bewerbungsprozess und legt sogleich die Anforderungen fest.

2.) Die Suche

Nun ist es wichtig zu wissen, wie man effizient und gezielt nach dem zuvor abgesprochenen Bedarf zu suchen hat. Möglichkeiten hierbei sind das offizielle LoL-Forum im Bereich Clans & Teams, Facebook-Gruppen und Kontakte, Discord Channel oder Invite-Only Gruppen. Ein vorbereiteter Text / Anschreiben hilft auch hier enorm Zeit einzusparen. Oberste Pflicht eines Recruiters ist dabei jedoch, am vorhandenen Kontakt-Pool zu arbeiten und diese für zukünftige Anfragen zu erweitern. Selbst wenn ein Kontakt am Ende nicht in Frage kommt für eine Mitarbeit, so kann er dennoch ein wertvoller Tippgeber für den passenden Kandidaten sein.

3.) Das Gespräch

Vorbereitet zu sein ist die halbe Miete. Aus Erfahrung können wir sagen: Eine Liste mit vorbereiteten Fragen, ein Leitfaden zum Gespräch für den Recruiter und eine genaue Vorstellung von dem, was ihr Sucht, erspart euch viel Arbeit. Tragt ihr die Gesprächsergebnisse in eine Auswertungsformular ein, so habt ihr anschließend alle Bewerber auf einen Blick!

4) Testspiele und schriftlicher Test

Reden kann jeder – aber stimmt das auch alles was der Kandidat da sagt? Testet ihn!

Für alle unsere Bewerber ist ein kleiner, 10 Fragen umfassender schriftlicher Test sowie anschließende Testspiele absolute Pflicht. Wer diese Prozedur erfolgreich besteht, kommt in die engere Auswahl und hat bewiesen, dass er tatsächlich Interesse an der beworbenen Position hat.

5.) Auswertung

Habt ihr alle Informationen von eurem Bewerber, könnt ihr anschließend in die Auswertung gehen. Folgende Fragen solltet ihr euch dabei immer stellen:

Passt der Kandidat zu uns?

Ist der Kandidat qualifiziert genug?

Welche persönlichen Pläne verfolgt der Kandidat?

6.) Abschluss

Im letzten Schritt informiert der Recruiter den Kandidaten über das Ergebnis der Bewerbung. Ist das Ergebnis positiv, wird der Kandidat eingeladen und mit einem vorbereiteten Willkommenspaket begrüßt.

Fällt das Ergebnis negativ aus, so wird dem Kandidaten schriftlich abgesagt und darum gebeten ihn zu einem späteren Zeitpunkt erneut ansprechen zu dürfen.

 

Wie ihr seht ist der ganze Prozess kein „Hexenwerk“ sondern einfach ein strukturierter und gut vorbereiteter Prozess.

 

Abschließend möchten wir euch noch den Tipp geben alle eure Erfahrungen Zentral zu sammeln und auch diese von Zeit zu Zeit auszuwerten.  Durch diese Vorgehensweise habt ihr jederzeit die Möglichkeit euren Prozess zu optimieren und eventuell vorhandene Probleme kurzfristig zu erkennen.